FORMATION BN

1ère Visite et Formation Nationale

GESTION ADMINISTRATIVE D’UNE ASSOCIATION

Formation technique à l’intention des instances et bureaux d’instance JEC

OBJECTIF GENERAL

Optimisation de la gestion des instances et bureaux d’instances

OBJECTIFS SPECIFIQUES

-Amélioration du fonctionnement des instances JEC

-Incitation à la maîtrise des fonctions, attributions et tâches par les différents membres des bureaux d’instances ou de commissions

-Parvenir à une organisation efficace et efficiente du travail

RESULTATS ATTENDUS

-Les difficultés de fonctionnement sont réduites

-Les fonctions, les attributions sont maîtrisées

-La réalisation des travaux d’activités, de fonctionnement et d’actions est facilitée avec satisfaction des attentes

PLAN DE LA FORMATION

INTRODUCTION

I- GESTION ADMINISTRATIVE

1- Les supports de la gestion administrative

2- Principe de fonctionnement et de gouvernance

II- ORGANISATION DU TRAVAIL

1- Eléments à prendre en compte dans le choix de la structuration

2- Les dérives du fonctionnement de l’Association

3- Planification des tâches

III- LA COMMUNICATION

CONCLUSION

INTRODUCTION

La viabilité d’une organisation réside dans la cohérence et la solidité de sa gestion administrative. Et les associations ne peuvent se soustraire à cette règle d’autant plus que la réalisation d’un but ou objectif doit être accompagnée par des règles de fonctionnement et de gestion. Pour faire face aux nombreux défis internes et externes, les associations ont besoins d’asseoir un mode de gestion administrative qui tienne compte de leur réalité quotidienne. Mais avant de parler de sa gestion administrative, définissons d’abord ce qu’est une association.

Une association est une personne morale, c’est une «…Convention par laquelle deux ou plusieurs personnes mettent en commun, d’une façon permanente, leurs connaissance ou leur activité dans un but autre que de partager des bénéfices.» (loi 1901 en France).

Une association c’est d’abord un projet explicité dans l’objet de ses statuts,

• porté par des femmes et des hommes

• porteur de sens, de valeurs

• permettant de développer des actions et des activités

• agissant sur un territoire

Sur cette base on définir l’association en terme mathématique selon la formule suivante : Association = PROJET + STATUTS + STRUCTURATION

L’association repose sur quatre piliers que sont :

La démocratie ;

La non lucrativité ;

La transparence ;

Le bénévolat.

Les associations en Côte d’Ivoire sont régies par une loi ; c’est la loi 60-315 du 21 septembre 1960.

I. GESTION ADMINISTRATIVE

La gestion de l’Association concerne l’utilisation efficace des ressources humaines, intellectuelles et matérielles disponibles pour la réalisation du projet pour lequel elle a été créée.

La gestion administrative quant à elle, c’est l’ensemble d’opérations garantissant une bonne organisation du travail, dans un souci de transparence et pertinence.

1. Les supports de la gestion administrative

a) Les statuts

Le Statut est le contrat fondamental qui lie les membres de l'association. Il précise l’objet et le but de l’Association et établit ses modalités de fonctionnement.

b) Le règlement intérieur

Les Règlements intérieurs des instances associatives précisent les modalités de leur organisation.

c) Les résolutions

Les résolutions sont l’ensemble des dispositions ou des décisions qui engagent l’association dans un ou plusieurs domaines et ce pour la bonne marche de l’association.

d) Les délégations de pouvoir

Elles permettent de décentraliser le pouvoir et d’optimiser le management participatif.

e) Le code de déontologie

Les règles de déontologie d’une Association sont spécifiées dans un «Code de Bonne conduite» souscrit par tous les membres, et portent sur sa philosophie d’action, ses principes et valeurs.

Le code déontologique porte notamment sur:

• Le respect de la mission et des objectifs de l’Association;

• Les modalités de collecte de fonds;

• La confidentialité des donnés personnelles;

• La transparence dans l’accès à l’information;

• La prévention et règlement des conflits d’intérêts;

• La gestion précautionneuse des actifs de l’Association;

• La probité des dirigeants;

• Les règles de délégation du pouvoir;

2. Principes de fonctionnement et de gouvernance

a) Principes de fonctionnement sont basés sur :

• les rôles (fonctions), les attributions de chacun

• les délégations de pouvoir

• le circuit de l’information

• l’exercice de l’autorité (sens étymologique).

b) Le concept de gouvernance :

« La gouvernance associative » est un ensemble de bons comportements permettant aux dirigeants d’organismes sans but lucratif de s’appuyer sur des organisations efficaces et transparentes pour exercer sereinement leur fonction. » François JEGARD, « Gouvernance associative, éléments de réflexion collective » - Octobre 2009.

La gouvernance tourne autour de :

• L’équilibre des pouvoirs et leur contrôle

• L’évaluation et la prévention des risques

• La transparence et la responsabilité des acteurs

La Gouvernance est l’ensemble de normes d’organisation et de fonctionnement réglant l’activité d’une Association; elles sont établies dans les Statuts et le Règlement intérieur.

Le bon fonctionnement interne de l’association permet de :

• minimiser les conflits

• anticiper la survenue de difficultés (en particulier financières)

• conduire le projet associatif dans un climat de sérénité (motivation des bénévoles)

• donner une bonne image de l’association vis-à-vis des tiers (partenaires, financeurs) : garantie du sérieux du projet associatif

II. ORGANISATION DU TRAVAIL

 

1. Eléments à prendre en compte dans le choix de sa structuration

Ces éléments doivent être considérés aux deux niveaux (niveau global et niveau spécifique).

• la direction (CC/BN/BD/BS ; SG/C.Com/Trésor etc.)

• l’effectif : nombre de membres minimum et maximum (idem)

• le domaine d’activité (objectif de l’association/ attribution du poste)

• la gestion professionnel des associations (assurances des membres, mise en œuvre de projet viable, compte bancaire, partenariat, support didactique)

• la gouvernance (transparence global et spécifique).

 

2. Les dérives du fonctionnement de l’association à but non lucratif

• la dérive autoritaire

• la dérive anarchique

• la dérive lucrative

3. Planification des tâches

La planification est la programmation d'actions et d'opérations à mener dans un domaine précis, avec des objectifs précis, avec des moyens précis et sur une durée (et des étapes) précise(s).

Elle se concrétise par un Plan répondant de façon détaillée et concrète aux principaux aspects opérationnels du type : quoi, qui, où, quand, comment,

Avec qui et quoi, combien.

a) Les principaux instruments de la planification:

• Le document d’orientation (Plan Stratégique) de l’organisme;

• La planification annuelle, mensuelle, hebdomadaire ou journalière des actions/ programmes à réaliser;

• La formalisation des budgets au regard des objectifs poursuivis;

• La définition d’indicateurs de gestion et de suivi indicateurs suivi des activités et des dispositions prises par l’Association, dans le but d’évaluer et améliorer la réalisation des activités.

b) Le tableau de planification des tâches

Activités (quoi) Responsables

(qui) Lieu

(où) Période/date

(Quand) Stratégie de réalisation de l’activité (comment) Ressources matérielles et humaines

(avec qui et quoi) Budget

(combien)

Tâche 1

Tâche 2

Tâche 3

III- LA COMMUNICATION

Définition : Communiquer veut dire ‘’mettre en commun, être en relation’’

Constat : la difficulté des membres d’une association à communiquer

Cause : la méconnaissance de l’autre en tant que personne et en tant que représentant d’une fonction.

Notons que c’est à plusieurs titres que la communication permet le bon fonctionnement des groupes sociaux, et ce quelque soit leur taille. Elle favorise :

-l’accomplissement de la tâche car l’échange d’informations et de points de vue permet aux membres du groupe de travailler ensemble. Plus la tâche à accomplir exige un degré élevé de coopération, plus la communication devient nécessaire.

-la cohésion du groupe : une fois qu’un groupe se constitue, qu’il ait ou non une tâche commune, sa cohésion exigera que se créent entre les membres des courants de communication, des occasions de savoir, de se parler, de se connaître, de s’apprécier. L’appartenance à un groupe uni, solidaire génère auprès de ses membres des motivations positives en faveur du groupe et de la tâche qu’il accomplit

-valorisation du groupe : la communication permet au groupe d’établir une relation avec son environnement, d’affirmer sa présence, son originalité, sa personnalité, son apport à la société et, donc de justifier son existence. Il s’agit, par là, de cultiver l’image institutionnelle du groupe, de la valoriser

On distingue habituellement :

- la communication interne qui est dirigée vers les membres de l’association ;

- la communication externe qui s’adresse à l’environnement.

1- La communication interne

Elle a pour mission de participer au bon fonctionnement de l’association, en favorisant la cohérence, l’unité, les relations sociales harmonieuses, la cohésion et la pluralité, et une culture commune.

Il est donc primordial pour les membres de communiquer régulièrement.

Il est aussi conseillé d’éviter de faire de la rétention d’information. En effet, tous les membres doivent bénéficier des informations relatives au fonctionnement de l’organisation.

2- La communication externe

 

Elle est à l’affut de tous les événements. Elle a pour but principal de promouvoir l’association et ses activités mais aussi de recueillir des informations utiles et favorables au bon fonctionnement de l’association.

CONCLUSION

Pour mieux gérer administrativement la JEC-CI, il faut commencer à la penser comme une organisation véritable et à part entière. De plus, il faudra éviter la routine et évoluer selon les exigences de l’environnement. Les défis sont nombreux aujourd’hui et seules les structures bien organisées parviendront à se positionnement comme modèle.

Fait à Abidjan le 26 Février 2011

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